Edico on loistava työkalu dokumenttien jakamiseen turvallisesti. Useiden jaettavien kansioiden ansiosta se on myös erittäin hyödyllinen työskenneltäessä monissa projekteissa. Varsinkin kun joudut jakamaan erilaisia tiedostoja eri ihmisille, kuten tovereillesi tai esimiehellesi.

Asiakirjojen jakaminen Edicon rinnakkaisissa kansioissa

Yleisesti käytetään viestintä- ja tiedostojen jakamismenetelmiä kohderyhmälle  projekteissa. On joskus vaikeaa seurata kaikkia samanaikaisesti. Jos ymmärrät ongelman, Edico-tiimi on keksinyt luoda useita rinnakkaisia kansioita etäpalvelulle. Ne ovat joko henkilökohtaisia tai jaettuja kansioita.

Edico-versioita on kaksi: S yhdelle käyttäjälle ja G ryhmälle. S-version käyttöoikeustiedot antavat pääsyn ja käyttöoikeuden istuntokansioihin yksi kerrallaan. Jos sitten toinen käyttää samoja käyttöoikeustietoja, hän korvaa sen, jolla oli ensimmäinen sisäänkirjautuminen. G-versiolla useat käyttäjät voivat työskennellä Edicon kanssa samanaikaisesti. Tämä voi aiheuttaa vain silloin ristiriitoja, kun he käyttävät samaa istuntokansiota samanaikaisesti. He voivat kuitenkin hyödyntää yhteisiä asiakirjoja taloudellisemmin.

Jaettujen kansioiden luominen

Edicon käyttäjänä voit perustaa useita yksilöllisiä tai jaettuja istuntokansioita yhdellä tilille. Jokaisella istuntokansiolla on oma asettamasi salasana ja kutsulinkki, jolla voit jakaa materiaalisi luottamuksellisesti jokaiselle kohderyhmän jäsenelle. Voit myös kopioida kansion, joka on identtinen alkuperäisen kanssa, mutta jolla on uusi linkkinumero. Seurauksena on, että voit yhdistää istunnon käyttöoikeustiedot siten, että joko salasana tai istuntoyhteys pysyy samana ja toinen niistä muuttuu.

Kaikilla istuntokansioilla on Edicon hyödyllisiä ominaisuuksia. Voit antaa tiimin jäsenille pysyvän salasanan, joka on sama kaikille kansioille. Tai vaihtoehtoisesti annat salasanan jokaiselle. Se antaa heidän käyttää, lähettää tai hakea asiakirjoja Edico-palvelun avulla. Heidät kutsutaan sähköpostitse. Voit valita ”Kutsu osallistujia” -painikkeen verkkosivuston vasemmassa yläkulmassa. Ponnahdusikkuna tulee sitten näkyviin kuten alla olevassa kuvassa. Sinun tarvitsee vain täyttää tarvittavat tiedot. Aiemmin kutsutut näkyvät alaikkunassa, ja voit valita keille lähetät viestit uudelleen

Katso, kuka on kirjautunut kansioon

Kansion vierailija voi lähettää sähköpostiviestin suoraan kansion avaajalle. Luottamuksellisia ideoita voidaan esittää chat-ikkunan kautta. Kansion omistaja voi asettaa vierailijaseurantaparametrin siten, että hän  saa sähköposti-ilmoituksen jokaisesta vierailijan kirjautumisesta. Tämä saadaan valitsemalla ”Aktivoi vierailijailmoitus” -painike. Lisäksi osallistujaluettelo nähdään napsauttamalla sen alapuolella olevaa “Läsnäolo” -painiketta

Useiden jaettujen kansioiden hallinta

Luomalla useita erilaisia kansioita voit helposti hallita sitä, kuka näkee materiaalisi. Tämä on erittäin hyödyllinen ominaisuus etenkin, kun joudut työskentelemään valtavan määrän projektien ja  ihmisten kanssa samanaikaisesti. Nyt voit seurata kaikkia tehtäviä kätevästi vain yhden alustan ja yhden tilitilauksen kautta.

Voit vaihtaa istunnon salasanan milloin tahansa, kun et halua jonkun osallistujan enää käyttää kansiota. Haluttujen osallistujien salasana uusitaan ja jaetaan heille.